¿Cómo gestionar un proceso de licitación?

¿Cómo gestionar un proceso de licitación?

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El procedimiento de licitación es un aspecto crucial para adquirir un determinado producto o servicio, por lo que cuenta con una relevancia vital. Si este proceso no se realiza de forma adecuada puede suponer el fracaso de la contratación. Por el contrario, cuando se afronta una licitación de forma conveniente se pueden alcanzar relaciones fructíferas y una cadena de suministro sólida. Las licitaciones públicas deben tener en cuenta una serie de aspectos clave, ya que numerosas empresas se disputarán la contratación y es necesario que la relación contractual, fruto de esa licitación, sea próspera para todas las partes implicadas.

Conviene entender que existe una gran diversidad de motivos para que este tipo de contratos no arribe a buen puerto. Entre las causas más frecuentes podemos señalar el hecho de que los proveedores no entiendan de forma correcta la información o la malinterpreten. En otras palabras, si la redacción de la licitación incluye fórmulas confusas, puede dar lugar a equívocos. Además, pueden surgir problemas en lo que se refiere a la regulación de las partes implicadas en el proceso. Es necesario que la visibilidad de las licitaciones públicas sea adecuada, es el único modo de que todas las entidades que puedan estar interesadas en la contratación tengan conocimiento del proceso. En Internet se pueden encontrar numerosas empresas que se encargan de recopilar y facilitar toda la información sobre este tipo de procesos a potenciales proveedores, es el caso de Gestboes.

Cuando una determinada organización quiere abrir un procedimiento de licitación pública, será necesario que cuente con un activo que pueda asumir la responsabilidad de gestionar el proyecto que se va a presentar para la convocatoria. En cualquier caso, hay una serie de cuestiones fundamentales que deberán ser tenidas en cuenta antes de dar forma al proyecto:

  1. Conocer la normativa vigente: No sólo se trata de conocer la legislación, además, será necesario prever las consecuencias de no respetar dicha normativa. Se trata de una acción fundamental para que las regulaciones de todas las partes implicadas en la contratación sean adecuadas.
  2. Cuidado con el presupuesto: Se trata de uno de los factores más relevantes del procedimiento, por lo que se busca que el mismo sea lo más eficiente posible. Los requerimientos deberán redactarse de forma clara y precisa para evitar malentendidos.
  3. Redactar el documento de licitación: Es la herramienta fundamental del proceso y tiene el objetivo de regularlo. El mismo deberá contemplar cuestiones como los requerimientos específicos o los tiempos estimados para el proyecto. También deberá reflejar los mecanismos de evaluación y qué tipo de documentación será necesaria.
  4. Elegir al proveedor: Con todos los candidatos sobre la mesa conviene realizar adecuadamente el proceso de evaluación, que permite efectuar la mejor elección posible. El resultado final deberá ser comunicado a todos los participantes en el procedimiento.
  5. Condiciones y términos del contrato: Esta parte del acuerdo deberá quedar clara y estar bien detallada, para que la entidad adjudicataria no tenga problema alguno en respetar esas condiciones y términos específicos.

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