¿Cómo puede simplificar sus tareas administrativas diarias?


Declaraciones administrativas de todo tipo, gestión de expedientes contables, expedientes de personal y más: las tareas administrativas en una empresa pueden ser interminables. Por lo tanto, es importante implementar diferentes técnicas para facilitarlos. De hecho, una mala gestión puede afectar tanto el gasto de su empresa como su buen desarrollo. Sin mencionar que es más fácil de administrar. Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarte con eso.

Guarda tus archivos en un solo lugar

Por ley, cualquiera que sea el tamaño y el tipo de su empresa, debe conservar sus registros durante al menos 5 años. Esto se aplica a los archivos administrativos y contables: libro mayor comercial, declaraciones de impuestos, etc. Para orientarse, coloque todo en un solo lugar. Tienes la opción de guardar en línea o en tu computadora.

Las nubes son particularmente populares entre las empresas y los gerentes en estos días. Son prácticos. Algunos programas le darán hasta 2 GB gratis y la capacidad de sincronizar su computadora con el espacio del disco para grabar sus archivos en tiempo real y más fácilmente. En estos espacios de almacenamiento virtual, protege sus documentos de pérdidas y robos, así como de influencias físicas que podrían destruirlos. Además, puede acceder a él en cualquier momento y en cualquier lugar.

Con la digitalización generalizada de documentos, seguirá trabajando en la computadora la mayor parte del tiempo, sin importar en qué campo trabaje y si trabaja para el departamento de finanzas de su empresa o para la estrategia de comunicación. Para un acceso más fácil y rápido a sus archivos y documentos o archivos en curso, es mejor mantenerlos en el dispositivo. Para hacer esto, use la memoria RAM de su dispositivo Combina tus PDF. Este formato es más ligero. De esta forma evitas estresar a tu ordenador y te aseguras de que funciona correctamente.

Cumplir con un horario específico

Para facilitar la gestión administrativa de su negocio, establezca un calendario y respételo. Por ejemplo, puede elegir un momento para completar su formulario de devolución o revisar sus cuentas según la fecha límite de su declaración de impuestos. También puede programar una hora específica para revisar sus cuentas en preparación para una auditoría. Sepa cómo establecer sus prioridades con claridad. Para evitar tener que hacerlo en el último minuto, organízate y crea tareas basadas en fechas límite.

Para facilitar la gestión de su libro mayor, introduzca sus transacciones durante el proceso. También te salvará de perderte. Haga lo mismo con sus recursos humanos y otros documentos. Programar de preferencia un día por semana para cada tarea administrativa. Así no tendrás problemas para organizarte y concentrarte, lo que te protegerá de cometer errores.

También hay otra solución para hacer esto más fácil. administración de tu empresa Puede reservar un día por semestre en el que puede concentrarse en todas las tareas administrativas al mismo tiempo. Sin embargo, este truco solo puede funcionar si muestra una buena organización para almacenar sus documentos y sus archivos el resto del tiempo. También necesitas ser resistente. Lo mejor es elegir un momento unos días antes de la fecha de cierre del extracto trimestral para tener un pequeño margen para imprevistos: facturas que no se encuentran, recibos que aún no están disponibles, etc. De esta manera también puede discutir sus cuentas con cada gerente de sucursal.

Externalizar tareas administrativas

También puede externalizar sus tareas administrativas. Esto le permite ejercer otras profesiones. Por no hablar de que siempre es más seguro confiar estos últimos a profesionales en la materia. Esto evita errores.

Para externalizar las tareas administrativas de tu empresa, tienes dos alternativas:

  • Contrate a un equipo interno que se dedique precisamente a esas tareas: cómo controlar sus cuentas. Ella se cuenta entre sus empleados y está sujeta a un contrato de trabajo y todas las complicaciones que eso conlleva.
  • Contratar una agencia especializada en la gestión contable y administrativa de una empresa. Por lo tanto, tiene un proveedor de servicios independiente que tiene un contrato comercial, con el que es más fácil tratar porque no tiene que lidiar con las normas de seguridad social. La agencia y su equipo cobran por la prestación de un servicio específico. Incluso entonces, todavía tiene el control de sus cuentas y archivos, y recibe informes periódicos.



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