¿Cómo puede RRHH usar las firmas de correo electrónico para representar la cultura de la empresa?


Las firmas de correo electrónico son utilizadas por 62% de los vendedores, que actúa como una herramienta valiosa que puede ampliar aún más el conocimiento de la marca dentro de la empresa. Como una simple adición a los correos electrónicos, puede utilizar esta herramienta de marketing para aportar un elemento de profesionalismo a cada correo electrónico que envíe, así como adjuntar información útil que ayude a las personas a mantenerse en contacto con sus cuentas comerciales.

Sin embargo, además de promocionar la empresa y brindar un mayor grado de visibilidad de la marca, las firmas de correo electrónico también se pueden usar para representar mejor la cultura de la empresa y fortalecer la comunicación. De hecho, este último punto de aumentar la facilidad de comunicación ha resonado en varias grandes agencias de marketing, con 89% de los vendedores usan firmaspara incluir más información de contacto.

En este artículo, exploraremos los beneficios de usar firmas de correo electrónico en su empresa, analizaremos los beneficios clave y mostraremos cómo puede ayudar a informar y desarrollar la cultura interna de su empresa.

Entremos en ello.

¿Cómo agrego una firma de correo electrónico a Outlook?

Agregar una firma de correo electrónico a Outlook es sorprendentemente fácil, lo que le permite crear y cargar una firma en solo minutos. Con opciones altamente personalizables y una variedad de creadores en línea a los que recurrir, implementar una firma en toda la empresa no es tan difícil como podría pensar.

En Outlook, hay un proceso especial que puede seguir:

  • Preferencias – Después de abrir su cuenta de correo electrónico de Outlook, vaya a la configuración, que debería estar en la barra de la ventana en la parte superior izquierda de su pantalla.
  • Firmas – Vaya a Firmas desplazándose hacia abajo en la lista alfabética o seleccione «Ayuda» y luego búsquelo directamente. Haga clic aquí para abrir la página de firma en Outlook.
  • Arreglar – Haga clic en el signo más (+) para agregar una nueva firma. Luego podrá editar el tipo y el nombre de su firma antes de personalizarla con campos y respuestas personalizados. Del mismo modo, puede cargar directamente una firma prefabricada aquí si la creó utilizando una aplicación o servicio de terceros.
  • Publicar – Una vez que haya personalizado su firma de correo electrónico, puede presionar «Aplicar» y los cambios se publicarán en su cuenta. Asegúrese de seleccionar una firma de correo electrónico. Si es así, el próximo correo electrónico que envíe desde su cuenta incluirá automáticamente una firma de correo electrónico en la parte inferior de la página.

Con esto, ha creado e incluido rápidamente una firma de correo electrónico que puede distribuir uniformemente en toda su empresa.

¿Por qué mi empresa debería usar firmas de correo electrónico?

Una vez que haya creado su firma de correo electrónico, estará listo para comenzar a experimentar los beneficios de este útil complemento de correo electrónico. Por lo general, las firmas de correo electrónico tienen un beneficio inmediato que aumenta con el tiempo. Por ejemplo, si bien estas firmas tienen un beneficio inmediato, que analizaremos en breve, usar una ahora significa que cualquier correo electrónico que envíe en el futuro tendrá esta información adicional de forma permanente.

Si alguien consulta su correo electrónico y mira los correos electrónicos anteriores para ver lo que puede haber dicho, su firma de correo electrónico será un recordatorio permanente de la marca de su empresa, su información y los detalles futuros que puede haber incluido.

Los beneficios inmediatos de usar una firma de correo electrónico son enormes y esta simple adición marca una gran diferencia. Las firmas de correo electrónico en línea pueden:

  • Mejorar la profesionalidad – hecho 82% de las empresas ahora están utilizando activamente firmas de correo electrónico. Una de las principales razones por las que este es el caso es que promueve una imagen de profesionalismo. Las empresas pueden usarlos para exhibir su marca, incluir detalles adicionales y usar los colores de la empresa. Esto no solo es conveniente, sino que aumenta la sensación de profesionalismo en línea.
  • Simplifique el contacto – Otro beneficio de usar una firma de correo electrónico es que los empleados pueden incluir más puntos de contacto. El correo electrónico, aunque ampliamente utilizado, está lejos de ser el medio de comunicación más efectivo. Por lo tanto, incluir un número de teléfono, una dirección de correo electrónico alternativa u otro punto de contacto ayudará a las personas a mantenerse en contacto con la empresa.
  • Aumentar el reconocimiento de la marca – El reconocimiento de marca es una gran parte del marketing en línea. De hecho, incluso el simple hecho de incluir un color en su correo electrónico que refleje los colores de su empresa puede mejorarlo. reconocimiento de marca hasta un 80%. La firma de correo electrónico de su empresa brinda una oportunidad fantástica para incluir materiales de marketing, el logotipo de su marca y el nombre de su empresa. Con el tiempo, esto hará que sea más probable que las personas reconozcan y asocien un servicio al cliente positivo con su marca.

Si bien estos son los principales beneficios que obtendrá al incluir una firma de correo electrónico, solo arañan la superficie, siendo este uno de los cambios económicos que puede realizar en su negocio.

¿Cómo puede RRHH usar las firmas de correo electrónico para mejorar la cultura interna de la empresa?

Si bien hemos discutido los beneficios externos de introducir firmas de correo electrónico en su negocio, también puede obtener los beneficios internos a medida que RR. HH. utiliza las firmas de correo electrónico para promover la cultura de la empresa.

El correo electrónico es el método principal de comunicación dentro de una empresa, y los empleados usan este flujo para hablar entre ellos durante el día. Con este precedente, los departamentos de recursos humanos pueden incluir una variedad de información adicional en sus comunicaciones.

Por ejemplo, RRHH puede usar firmas de correo electrónico para

  • Realizar encuestas de empresa – En la firma de los correos electrónicos enviados desde Recursos Humanos, los empleados pueden incluir un enlace a una encuesta reciente realizada por Recursos Humanos. Esto puede incluir un enlace a una encuesta anónima sobre las condiciones de trabajo, un lugar para dar su opinión o cualquier otra encuesta actualmente en curso. Esto brinda a los empleados una manera fácil de acceder a un lugar para compartir sus sentimientos, ya que se encuentra en un correo electrónico de recursos humanos que les ahorra tiempo a todos y al mismo tiempo proporciona una ubicación central para buscar encuestas.
  • Hacer citas – Muchos empleados de recursos humanos ahora usan su firma de correo electrónico como ubicación de almacenamiento para los enlaces «Hacer una cita». Esto llevará a otros empleados a una plataforma en línea donde pueden elegir entre los lugares de reunión disponibles. Cuando un empleado de recursos humanos tiene que programar muchas reuniones, esto puede ahorrarle mucho tiempo de ida y vuelta, al tiempo que garantiza que los empleados puedan encontrar la hora programada en su día. Esta es una de las mejores formas de simplificar la creación y distribución de nuevas reuniones dentro de la empresa.
  • Publica la noticia – Por último, RRHH puede distribuir mensajes y noticias de la empresa a través de sus firmas de correo electrónico. Desde grandes anuncios hasta boletines diarios que pueden distribuir, una firma de correo electrónico es un excelente lugar para mantener a las personas comprometidas y actualizadas sin enfocarse en leer el portal de noticias de la compañía. Con esta forma no vinculante de distribuir información, su equipo de recursos humanos puede comunicar mensajes con facilidad, sin necesidad de realizar un esfuerzo adicional.

Como una ubicación única que puede ser vista y accedida por cualquier persona a la que el departamento de recursos humanos envíe un correo electrónico, la firma del correo electrónico es un excelente lugar para incluir elementos que mejorarán la cultura de la empresa. A menudo subutilizado, este es un cambio único que podría incorporar en su departamento de recursos humanos que puede marcar una gran diferencia.

Pensamientos finales

Si bien las firmas de correo electrónico se discuten ampliamente como una herramienta útil que se puede utilizar para mejorar la comunicación profesional y aumentar el reconocimiento de la marca, rara vez se presenta como una herramienta útil para la comunicación interna. Además de brindarles a los empleados múltiples métodos posibles para comunicarse con sus representantes de recursos humanos, las firmas de correo electrónico suelen ser un excelente tablón de anuncios para una mayor comunicación.

Desde incluir un botón para programar reuniones hasta diseñar un lugar para insertar noticias de la empresa, las firmas de correo electrónico son un excelente lugar para reforzar la conexión y la cultura de la empresa dentro de un entorno corporativo.



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