¿Cuáles son los desafíos de cobro de facturas que la automatización de compras puede resolver?


por Prasanna Rajendranvicepresidente de kissflow

La automatización de adquisiciones no solo incluye la automatización de la función de adquisiciones; además incluye el proceso AP. Dos funciones, es sostener. las cuentas por respaldar comerciales y las adquisiciones están en gran medida interrelacionadas. Aseguran la entrega competente de los productos y servicios que se necesitan actualmente y mantienen relaciones saludables con los proveedores. sistemas de gestion de proveedores para futuros trabajos.

Los equipos de deuda suelen estar preocupados por el tono del papeleo y las transacciones. Pero encima, trabajan constantemente para establecer relaciones a prolongado plazo con los proveedores respondiendo consultas sobre sus pagos y asegurándose de que reciben la cantidad correcta a tiempo.

Ahora considere el requisito de manejar flujos de efectivo y preparar informes de gastos, entre muchas otras tareas pequeñas. Es acomodaticio ver qué problemas enfrenta su equipo de deuda, especialmente si todavía usan operaciones manuales en papel.

Desafíos del cobro de facturas y cómo resolverlos

Estos son algunos de los mayores desafíos de la deuda y cómo su equipo puede abordarlos:

Procesamiento moroso.

Si su equipo de deuda maneja sus operaciones manualmente, puede acontecer horas procesando transacciones en papel. El proceso tradicional requiere que extraigan datos de diferentes tipos de documentos, como facturas, contratos, notas por cobrar, etc., lo que ralentiza el proceso de adquisición. A medida que realiza manualmente estas tareas diarias y repetitivas, aumentan el tiempo de procesamiento y las posibilidades de error humano.

Por ejemplo, mientras procesan facturas, los equipos de deuda deberán realizar pagos mediante transferencia bancaria o cheque. Supongamos que hay un error en el monto ingresado manualmente, como un dígito faltante o una momento incorrecta. En ese caso, conciliar dichos pagos puede extender el plazo de suscripción o ocasionar altos costos para la empresa.

Opción: Con la ayuda de la automatización de compras, el personal de pagos puede hacer más trabajo en menos tiempo porque los datos se recuperan automáticamente de los documentos digitales y se ingresan en las hojas o informes requeridos sin errores.

La automatización de compras además permite la rotación cibernética de órdenes de transacción (PO) que extrae toda la información de la orden de transacción usando software de pedido y rápidamente lo convierte en una realización.

Según una investigación, una realización en papel típica cuesta $ 10,08 y tarda 8,3 días en completarse, pero la factura automática promedio cuesta $2.18 y se puede hacer en 2.9 días. Esto ahorra casi cinco días de retrasos en el procesamiento de facturas.

Adicionalmente, la automatización de adquisiciones permite la reconciliación de tres vías entre pedidos, notas por cobrar y facturas. Esto implica la demostración cruzada de los documentos relacionados para revisar la autenticidad de la realización ayer del suscripción.

Compara tres documentos en segundos para certificar que la realización represente con precisión los caudal o servicios proporcionados a la empresa. Esto reduce el tiempo de procesamiento y aumenta la precisión.

Peligro de fraude.

Según una indagación que realizó Asociación de Examinadores de Fraude CertificadosLas empresas perdieron $ 7 mil millones adecuado al fraude en 2018.

El fraude AP es extremadamente devastador para las empresas adecuado a la cantidad y cantidad de capital involucrado. Se sabe que el fraude de AP es difícil de detectar porque los empleados y el personal a menudo son engañados para que envíen lo que creen que son pagos reales directamente al estafador. En determinadas circunstancias, el fraude lo cometen los propios empleados.

Para evitar tales casos, el equipo de AP siempre debe estar atento, prestando atención a todas las solicitudes sospechosas que puedan ocasionar señales de alerta. Pero preguntando por cada formulario de solicitud de compra puede volverse agitado, lo que puede dejar desapercibidas las solicitudes falsas.

Esto puede exponer a las organizaciones a riesgos financieros y de reputación, ya que ningún cliente estará dispuesto a trabajar con una ordenamiento de este tipo.

Opción: El software de automatización de adquisiciones brinda a las organizaciones una viejo visibilidad y transparencia de lo que se requiere, cuándo y de qué unidad. Adicionalmente análisis de gastos realizado, esto deja pistas de auditoría que pueden identificar y rastrear el fraude, lo que hace que los empleados sean más conscientes de sus patrones de consumición.

El sistema de automatización de AP además puede marcar automáticamente límites que parecen falsos y convertir los datos en informes que facilitan la detección de cambios en el consumo. Gracias a la automatización AP, solo el personal facultado tiene ataque a los datos almacenados electrónicamente. El establecimiento de un sistema interno de control y compensación además permite a las empresas tener más control.

Compras no autorizadas.

Los procesos de transacción que tienen oportunidad en muchas organizaciones están remotamente de ser óptimos. En el sistema de adquisición manual, los empleados a menudo realizan compras no autorizadas porque la aprobación necesaria puede atrasarse varios días hábiles para obtener la autorización. Eventualmente, esto puede conducir a compras sin aprobación admitido, compras a proveedores indeseables, incumplimiento de las políticas de la empresa, etc.

Las compras no autorizadas pueden ocasionar el aventura de consumos inusuales y compras oscuras. Existe la posibilidad de que los empleados participen en actividades fraudulentas o compren caudal que la ordenamiento no necesita. Adicionalmente, los contratos de transacción pueden ocasionar relaciones tensas con los proveedores.

Por lo tanto, los empleados tenderán a exagerar sin querer oa beneficiarse de sus ganancias sin la debida aprobación y transparencia.

Opción: Software de compras para pago ofrece un consumición distribuido que asigna un presupuesto específico a cada unidad para que no supere su meta. Lo que es más importante, el software de adquisiciones tiene varios sistemas de aprobación que garantizan que cada solicitud se apruebe al menos en uno o más niveles para autorizar la transacción.

El software además proporciona visibilidad de dónde está atascado el proceso de aprobación y envía recordatorios a las personas interesadas para medrar el proceso. Incluso ofrece un sistema de catálogo que permite a los empleados comprar solo caudal o servicios de un catálogo preestablecido. Esto asegura que no compren caudal fuera del anuencia y compren solo los materiales necesarios enumerados en los catálogos.

Conclusión

El procesamiento manual en papel en el unidad del proveedor puede ocasionar un procesamiento moroso, mayores costos, consumo inusual y exposición al aventura y al fraude. Adicionalmente de causar un aventura para la reputación, esto puede afectar negativamente la lozanía financiera de la empresa y eventualmente preparar el camino para la bancarrota.

Las empresas pueden simplificar sus compromisos y procesos de adquisición con soluciones de automatización de adquisiciones, al tiempo que aumentan la responsabilidad, el control, la visibilidad y la transparencia. Con más tiempo acondicionado, los empleados pueden trabajar en otras tareas estratégicas que pueden ayudar a la empresa a estabilizar una superioridad competitiva en el dinámico mercado presente.

Prasanna Rajendran es el vicepresidente de Kissflow, donde dirige las operaciones comerciales de Kissflow Procurement Cloud, una plataforma flexible compra de software que los equipos de compras simplifiquen todos sus procesos de transacción en un solo oportunidad. Tiene más de 20 primaveras de experiencia en tecnología y ha ayudado a empresas de la nómina Fortune 500 con soluciones personalizadas de adquisiciones y adquisiciones.



Source link

WP Twitter Auto Publish Powered By : XYZScripts.com